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電子自署

  目次


  • 電子契約トップ

    • 　　
    電子契約の状態数などを表示します。また、他社からのシムワーク電子契約の押印依頼なども表示します。



  • 電子契約 契約書選択

    • この画面で電子契約を行うＰＤＦファイルをアップロードします。文書名は必須入力です。



    詳細入力ボタンを押下すると、他の項目（契約開始日、契約終了日、契約締結日、契約金額、ワークフロー番号、コメント）を付加情報として登録できます。
    契約締結後、検索をする際に便利です。


  • 電子契約 送信先設定


    • 契約書の送信先を指定します。送信先は１ファイルで３か所まで送信可能です。送信順序は入れ替えたい送信先をドラッグアンドドロップすることで変更可能です。
    なお、Ｎｏ１→Ｎｏ２→Ｎｏ３の順で送信されます（同時押印依頼は出来ません）。



  • 電子契約 送信先内容登録


    • 契約書の送信先の内容を登録します。
    メールの送信先は３つまで登録可能です。



    送信先への表示メッセージは各電子署名を行う際に、署名者の画面上に表示します。
    送信先完了メールへのメッセージは契約書締結完了メールに付与されます。


  • 電子契約 スタンプ位置設定


    • スタンプ位置を設定します。右上のツールメニューの「押印」又は「テキストボックス」をクリックしながら、 ＰＤＦファイル上のスタンプさせたい箇所までドラッグアンドドロップします。ドラッグアンドドロップが完了すると、スタンプ内容設定画面が自動で表示されます。
    なお、１送信先１つの「押印」のみ設定できます。（１つの送信先で複数の押印箇所は設定できません、テキストボックスは複数設定可能です）



  • 電子契約 スタンプ内容設定


    • スタンプに押印をしてもらう送信先を選択します。
    送信先設定画面にて登録した送信先が表示されます。

    印影選択では印影登録画面で登録し、権限がある印影を選択できます。



  • 電子契約　契約確認


    • 契約書の内容の最終確認が行えます。




  • 電子契約（取引先）電子署名依頼メール


    • 取引先へのメール内容となります。
    有効期限は、契約書送信ボタン押下より７日間となります。
    有効期限が切れた場合には、ステータス検索画面にて、再延長が可能です。



  • 電子契約（取引先）電子契約アクセス


    • 取引先が電子署名依頼メールの「書類に署名する」ボタンを押下すると、この画面が表示されます。
    電子署名入力ボタンを押下すると、電子署名画面に遷移されます。



  • 電子契約（取引先）電子契約アクセス（アクセスコードあり）


    • 取引先が電子署名依頼メールの「書類に署名する」ボタンを押下すると、この画面が表示されます。
    送信先内容登録画面で指定したアクセスコードを入力し、電子署名入力ボタンを押下すると、電子署名画面に遷移します。



  • 電子契約（取引先）電子署名


    • 取引先が電子署名を行います。
    緑枠が電子署名する箇所となり、クリックすると署名入力画面（次ページ）が表示され署名が行えます。
    なお、署名は任意です。



    承認ボタンを押下すると、次の取引先へ電子署名依頼メールが送信されます。
    否認ボタンを押下すると、この契約書はここで処理終了となります。


  • 電子契約（取引先）電子署名（2段階認証コードあり）



    • 契約の依頼元担当の方が2段階認証を設定している場合は、2段階認証を行わないと署名などの処理ができません。
    2段階認証ボタンを押下することで２段階認証コードをメールで受け取るか選択肢が表示されます。
    まだ受け取っていない場合は「はい」を押してください。
    受け取った後に間違えて画面を閉じてしまったなどで既に受け取っている場合は「キャンセル」を押してください。



  • ２段階認証コード入力画面


    • 2段階認証コードをメール送信するか選択肢で「はい」、または「キャンセル」をクリックすることでこの画面が表示されます。
    メールで送られてきた2段階認証コードを入力し、登録ボタンを押すことで署名処理などができるようになります。



  • ２段階認証コードお知らせメール


    • 2段階認証コードをメール送信するか選択肢で「はい」をクリックすることでこのメールが送信されます。 メール内の2段階認証コードをコピーし、入力画面で入力することで署名処理などができるようになります。



  • 電子契約（取引先）電子署名（転送）


    • 署名依頼が届いた際に、適任の方がほかにいる場合、転送機能を使用してその適任の方に署名依頼することができます。
    この署名依頼を転送するボタンを押下することで転送先の入力モーダルが表示されます。



    署名依頼を転送する場合は、転送先会社名（必須）・転送先担当者名（必須）・転送先メールアドレス（必須）を入力し送信ボタンを押下することで、
    署名依頼をメールで転送するか選択肢が表示されます。
    転送する場合は「はい」を押してください。


  • 電子契約（取引先）署名入力


    • 取引先が電子署名を行います。
    印影に表示する名称などを入力します。

    シムワークにアカウントが存在する方は印影選択が表示されます。
    印影登録画面で登録し、権限がある印影を選択できます。



  • 電子契約（取引先）契約締結完了メール


    • 取引先へのメール内容となります。
    全ての電子署名が完了すると、取引先へ送信されます。



  • 電子契約（依頼元）契約締結完了メール


    • 依頼元へのメール内容となります。
    全ての電子署名が完了すると、依頼元へ送信されます。



  • 電子契約（取引先）契約書ダウンロード


    • 契約締結完了メールのＵＲＬをクリックすると、この画面が表示されます。
    ダウンロードボタンを押下することで、電子署名が行われたＰＤＦをダウンロードすることができます。



  • 電子契約　契約書検索


    • 契約締結完了済みの契約書を検索することができます。
    フォルダを作成し、ファイルを移動することも可能です。



  • 電子契約　ステータス検索


    • 電子署名を送信した契約状況などを確認できます。



  • 電子契約　ステータス詳細


    • 登録した契約書の内容や宛先情報などが確認できます。
    再通知ボタンを押下することで、現在電子署名を行っていない取引先へ再度メールを送信します。
    押印有効期限延長ボタンを押下することで、電子署名の実施有効期限を再度ボタンを押下した時点から７日間延長できます。
    また、その時点で署名を行っていない送信先へ改めて署名依頼メールが送付されます。
    送信取消ボタンを押下することで、電子署名の回覧を取消することができます。



  • 電子契約　ステータスメール送信確認


    • 取引先にメールが送信されているかを確かめることができます。
    誤ったメールアドレスを登録してしまった場合も、ここで修正をすることができます。



  • 合意締結証明書


    • 合意締結証明書は総合メニューの最近締結した契約書、または契約書検索画面からダウンロードができます。
    最近締結した契約書(3件以内)であれば総合メニューから、それ以外は契約書検索画面からダウンロードしてください。
    総合メニューからのダウンロードは上記図のとおりダウンロードしたい契約書の「合意締結証明書」ボタンをクリックしてください。



    契約書検索画面からのダウンロードはダウンロードしたい契約書を検索し、画面上で契約書をクリックしてください。
    上記図のように、詳細画面上部の「合意締結証明書」ボタンをクリックすることでダウンロードできます。

    ※契約書検索画面では最近の3件も含め全ての期間の契約書がダウンロード可能です。
    　また、2023/06/01 21:00:00以降に登録された契約書のみ合意締結証明書が利用可能です。


  • 電子契約　印影登録


    • この画面では契約書作成時に使用する印影を登録することができます。
    それ以外にも印影の検索、更新、削除を行えます。

    ここで登録を行った印影は後述する印影使用権限設定画面でアカウントごとに権限を付与することで契約書作成時に使用することができます。



    画像に登録したい印影をアップロードし、印影名に登録したい名前を入力して登録ボタンを押すことで登録できます。

    ※登録できる画像は縦の長さ 200px 以下、横の長さ 200px 以下でPNG ファイル、または JPEG ファイルのみ登録可能です。


  • 電子契約　印影使用権限設定


    • 印影登録画面で登録した印影にアカウントごとの使用権限を付与することができます。
    使用権限を付与したい印影とユーザのチェックボックスにチェックを入れて、登録ボタンを押していただくと登録する（更新する）ことができます。
    逆に権限を剥奪したい場合はチェックを外してから登録ボタンを押してください。